Henkilötietojen käsittely

Kaikki ihmiseen ja hänen olemassaoloonsa liittyvä on kuvattavissa datana. Henkilötietoja ovat esimerkiksi henkilön nimi, osoite ja yhteystiedot, mutta myös tiedot hänen taloudellisesta tilanteestaan jne. Lisäksi henkilötietoihin kuuluvat myös arkaluonteiset henkilötiedot, joita ovat esimerkiksi henkilön terveystiedot. Henkilötietoja ovat siis kaikki henkilön tunnistamisen mahdollistavat tiedot riippumatta siitä, missä muodossa kyseiset tiedot ovat.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan mitä tahansa henkilötietoihin kohdistuvaa toimenpidettä. Silmalaser OÜ käsittelee henkilötietoja, mukaan lukien terveystietoja, erikoissairaanhoidon tarjoamiseksi. Silmäklinikka osallistuu myös opetus- ja tutkimustyön puitteissa tapahtuvien tutkimusten toteuttamiseen ja suorittaa muita tehtäviä, jotka klinikalle on annettu eri säädöksillä.

Käsittelemme henkilötietojasi, jos:

• Vierailet klinikallamme – käsittelemme henkilötietojasi mukaan lukien terveydentilaasi koskevat tiedot sairauden, vamman tai loukkaantumisen jälkeisen tilan diagnosoimiseksi ja hoitamiseksi, oireiden lievittämiseksi, terveydentilan tai sairauden pahenemisen estämiseksi ja terveyden palauttamiseksi
• läheisesi on hoidossa klinikallamme – käsittelemme henkilötietojasi todentaaksemme yhteytesi potilaaseen. Annamme sinulle potilaan lähiomaisena tietoa potilaan terveydentilasta, jos potilas tai tutkintaviranomainen (esim. poliisi) ei ole kieltänyt tietojen luovuttamista,
• potilas on ilmoittanut sinut yhteyshenkilökseen – käsittelemme henkilötietojasi potilaaseen liittyvän tiedon välittämiseksi,
• haluat saada potilasasiakirjasi – käytämme sinun tai suostumuksellasi asiakirjojen saamiseksi pyynnön esittäneen henkilön henkilötietoja haluttujen asiakirjojen luovuttamiseen,
• lähetät meille selvityspyynnön, huomautuksen, tietopyynnön tai valituksen – käytämme henkilötietojasi valituksessa mainittujen asioiden selvittämiseen ja viestiin vastaamiseen. Jos olet lähettänyt meille viestin, johon voi vastata vain toinen taho, lähetämme viestin heille ja ilmoitamme siitä sinulle.
• Jos lähetät meille ehdotuksen tai kiitoksen – julkaisemme suostumuksellasi henkilötietosi (nimi) klinikkamme verkkosivuilla ja intranetissä.
• Jos haet meille töihin – perustamme päätöksemme ilmoittamiisi tietoihin ja julkisista lähteistä kerättyihin tietoihin. Odotamme, että voimme olla yhteydessä hakijan suosittelijoiksi nimettyihin henkilöihin. Jokaisella hakijalla on oikeus tietää, mitä tietoja olemme keränneet hänestä, ja hänellä on oikeus tutustua keräämiimme tietoihin, antaa selvityksiä tai esittää vastaväitteitä. Muiden hakijoiden tietoja ei julkaista.
• Suoritat maksuja varausjärjestelmässämme – Silmalaser OÜ on henkilötietojen rekisterinpitäjä, Silmalaser OÜ välittää maksujen suorittamiseen tarvittavat henkilötiedot tietojen käsittelijälle Maksekeskus AS:lle.

Meillä on oikeus luovuttaa henkilötietojasi (mukaan lukien nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot) sekä velkoja koskevat tiedot julkaistavaksi maksuhäiriörekisterissä (esim. AS Krediidiinfon maksuhäiriörekisteri), jos olet ollut yritykselle velkaa yli 30 päivää, sekä velan perimiseksi perintätoimisto(i)lle.

Turvakamerat

Klinikalle on asennettu turvakamerat omaisuuden säilyttämistä uhkaavien tilanteiden ehkäisemiseksi, vaaratilanteeseen reagoimiseksi tai omaisuuden vahingoittamistilanteessa tekijän selvittämiseksi. Kyseessä ovat klinikan rakennusten ulkoseiniin tai sisätiloihin asennetut kamerat, jotka välittävät kuvaa reaaliajassa, tallentavat sen ja mahdollistavat sen käsittelyn ja toistamisen myöhemmin. Kamerat eivät saa tallentaa ääntä tai tarkkailla tiettyä henkilöä, vaan ainoastaan tiettyä aluetta (esim. sisätilaa tai piha-aluetta) ja siellä tapahtuvaa. Sairaala käyttää kameroiden avulla kerättyä tietoa käsitellessään turvatoimia, jotka suojaavat kerättyä tietoa tahattomalta tai luvattomalta tarkkailulta, kopioinnilta, muuttamiselta, siirtämiseltä ja poistamiselta. Tallenteita voidaan luovuttaa klinikan ulkopuolelle tai mahdollistaa niihin pääsy vain, jos siihen on oikeudellinen peruste (esim. poliisille).
Kameratallenteita säilytetään 30 kalenteripäivää. Säilytysajan päätyttyä tallenteet poistetaan joko poistamalla tai korvaamalla tiedot kameran teknisistä ominaisuuksista riippuen.

Kirjeenvaihto

Kaikki meille lähetetyt viestit rekisteröidään klinikan asiakirjahallintajärjestelmään. Yksityishenkilöiden kanssa käytävään kirjeenvaihtoon sovelletaan yleistä pääsyrajoitusta, koska kirjeenvaihto sisältää henkilötietoja. Tämä tarkoittaa sitä, että jos joku haluaa tutustua yksityishenkilön kirjeenvaihtoon tai asiakirjoihin, hänen on esitettävä tietopyyntö yritykselle. Kun saamme tietopyynnön, tarkistamme, saako pyydettyjä asiakirjoja luovuttaa tai saako niitä luovuttaa osittain. Jos kyseessä on osittainen luovutus, peitämme ne henkilötietosi, joiden käsittelyyn hakijalla ei ole oikeutta tietojen liiallisen luovuttamisen välttämiseksi.

Mahdolliset pääsyrajoitusten perusteet on esitetty julkisen tiedon lain 35 §:ssä.

Pääsyrajoituksesta huolimatta luovutamme sinua koskevia asiakirjoja viranomaisille tai henkilöille, joilla on laillinen oikeus pyytää näitä asiakirjoja (esim. poliisi, sairausvakuutuskassa, terveysvirasto, vakuutuksenantaja vakuutustapauksissa jne.)

Lähetämme arkaluonteisia henkilötietoja sisältävät asiakirjat vastaanottajille kirjattuna kirjeenä tai salattuna sähköpostina. Viranomaisille välitämme asiakirjat mahdollisuuksien mukaan suojatun asiakirjanvaihtokeskuksen kautta.

Yksityishenkilöiden kanssa käytävää kirjeenvaihtoa säilytämme yleensä viisi vuotta, minkä jälkeen asiakirjat hävitetään.

Omien tietojen tarkastelu

Sinulla on oikeus tarkastella tietoja, joita olemme keränneet sinusta. Lähetä tätä varten käsin tai sähköisesti allekirjoitettu pyyntö.

Kieltäydymme noudattamasta tarkastelupyyntöäsi, jos se voi:

• vahingoittaa toisen henkilön oikeuksia ja vapauksia,
• estää rikoksen torjuntaa tai rikollisen kiinni ottamista,
• vaikeuttaa totuuden selvittämistä rikosoikeudellisessa menettelyssä,
• vaarantaa lapsen syntyperän salassapidon.

Sinulla on oikeus pyytää virheellisten henkilötietojen korjaamista. Jos meillä ei enää ole laillista perustetta henkilötietojesi käyttämiseen, voit pyytää kyseisten tietojen käytön lopettamista tai poistamista. Noudatamme pyyntöäsi korjata tiedot, lopettaa niiden käyttö tai poistaa ne, jos pyyntö on perusteltu.

Jos sinulla on epäilyksiä sairaalamme lääkärin tekemästä päätöksestä, voit pyytää toiselta erikoislääkäriltä toisen lausunnon, jonka tarkoituksena on antaa arvio

• diagnoosin oikeellisuudesta,
• potilaalle määrätyn lääkkeen tai terveydenhoitopalvelun tarpeellisuudesta,
• selitetyistä vaihtoehdoista ja odotetusta vaikutuksesta sekä
• terveydenhoitopalvelun tarjoamiseen liittyvistä riskeistä.

Tietojen säilyttäminen ja arkistointi

Silmalaser OÜ säilyttää henkilötietoja seuraavien ajanjaksojen ajan: työntekijöiden tietoja enintään 10 vuotta työsopimuksen päättymisestä, ja toimia koskevat tiedot 15 vuotta sopimuksen päättymisestä. Potilaiden terveystietojen säilyttäminen perustuu Viron sosiaaliministeriön vuoden 2008 asetukseen nro 56 Terveydenhoitopalvelun tarjoamisen dokumentointi ja kyseisten asiakirjojen säilyttämisen ehdot ja menettelytavat.

Oikeuksien suojaaminen ja yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa yhteyttä yrityksemme tietosuojavastaavaan  sähköpostitse  margot.moisavald@silmalaser.ee.

Jos uskot, että olemme loukanneet oikeuksiasi henkilötietojesi käsittelyssä, voit tehdä valituksen joko klinikan tietosuojavastaavalle tai tietosuojavaltuutetulle (Andmekaitse Inspektsioon, Väike-Ameerika 19, 10129 Tallinna, Viro, sähköpostiosoite info@aki.ee).